Claves para conseguir audiencia y notoriedad en tu evento online

En los últimos años la organización y gestión de eventos ha experimentado una notable evolución gracias a la llegada de las tecnologías digitales. En mi experiencia en la organización de eventos, una de las cosas que más he disfrutado es poder formar parte de esta transición y poder integrar mis conocimientos en marketing online con la organización de eventos.

No he encontrado mejor momento para hablar del  tema que éste, hace un par de semanas estuve organizando un evento para Adobe España, uno de mis clientes y sin duda, el más innovador con el que he trabajado.  Así que, además de compartir con vosotros este evento, me gustaría aprovechar este caso como ejemplo para hablar sobre los elementos básicos para un evento 2.0 que consiga atraer a nuestro público objetivo, obtenga notoriedad y alcance al máximo número de usuari@s target.

El evento

Para Adobe casi no hace falta presentación, es la marca líder en tecnología creativa, mundialmente conocida por el software Photoshop.  El evento formaba parte de una campaña internacional de la marca, I´m the New Creative, y todo nuestro trabajo debía girar entorno a este concepto e imagen.

Create Now New Creatives Meet Up fue un evento presencial y online a la vez. El evento presencial era exclusivo y para ampliar la convocatoria a todo el mundo, se retransmitió online y en directo vía streaming. 

• El equipo de Adobe España fue el responsable de configurar un evento con un contenido único y muy interesante para el sector creativo (su área de acción). La agenda contó con ponencias de las figuras de referencia del sector, evangelist internacionales de Adobe, talentos emergentes con casos inspiracionales y el Creative Jam ( un concurso que tuvo lugar durante el evento) cuyos participantes fueron importantes estudios y escuelas de diseño de España. Ana Mesas, presentadora del evento y Product Marketing Manager en soluciones de imagen, diseño y publicación digital en Adobe Ibérica, ha publicado un excelente post en su blog en el que explica a fondo el detalle del contenido del evento, muy recomendable.
• Además del evento presencial, el equipo de Adobe estuvo a cargo de toda la tecnología para llevar a cabo el streaming, un factor clave para el éxito de cualquier evento de estas características.
• Mi trabajo consistió en la organización logística del evento presencial y la campaña de comunicación y marketing online que consiguiera atraer audiencia y obtener notoriedad del evento online, obviamente bajo unas directrices marcadas por el cliente y trabajando mano a mano con la marca.

Los resultados

Gracias a las acciones que más adelante detallo, conseguimos superar los resultados esperados:

• Más de 2.000 asistentes al evento online.
• El hashtag del evento #CreateNow se convirtió en Trending Topic en Madrid el día del evento.
• El alcance de la campaña superó los 3 millones y medio de usuarios.
• El “sentiment” general de toda la campaña fue 100% positivo, vinculación de la marca a creatividad e innovación.
• Más de 40 medios y blogs publicaron sobre el evento.

Este vídeo de Graffica, el medio partner del evento,  plasma a la perfección todo lo vivido.

La fórmula

Para atraer audiencia a un evento online es básico comunicarlo a través de los diferentes canales online donde está nuestro público objetivo. Estos son algunos elementos clave para el éxito de esta campaña:

1. Web – Landing Page del evento online

Para la comunicación de eventos online el primer paso es contar con un punto de aterrizaje que muestre toda la información, agenda, biografía de ponentes y etc. En este caso, el diseño y publicación de la web del evento fue un elemento prioritario para el inicio de la comunicación.

2. Relaciones Públicas 2.0

• Nota de Prensa. Comunicar el evento a los medios offline y online afines a nuestro público objetivo es una acción primordial para llegar a la audiencia.  En la elaboración del comunicado de prensa  se ha de incluir la información del evento con un enfoque periodístico y dando especial relevancia al interés que este evento tiene para el sector, esto nos asegurará una mejor acogida por los medios.
• Social Kit. Además, como normalmente los medios tienen sus perfiles sociales donde comunican algunas de sus noticias, una acción que también ayuda es incluir un “sample post” y “sample tweet” como contenido adicional por si los periodistas consideran interesante publicarlo en sus perfiles sociales. Un “sample post” y un “sample tweet” no es más que un post ejemplo con la información más importante del comunicado, normalmente incluimos también una imagen para acompañarlos (adaptado a tamaño post de Facebook, twitter, google+). Esta acción nos dio muy buen resultado y además nos ayudó a transmitir una imagen alineada en casi todas las publicaciones.
• Social Kit para Bloggers. Un elemento básico de las Relaciones Públicas 2.0 es trabajar un Kit de Comunicación Digital para bloggers. Identificar a los blogs e influenciadores afines a la marca es una tarea previa, e informarles de las novedades con un kit adaptado a sus necesidades es muy importante y en mi experiencia, súper eficaz. La forma de este Social Kit o Kit de Comunicación Digital puede ser tan creativa como la marca lo permita, de hecho una de las grandes ventajas de la comunicación digital es que nos da un margen tremendo para innovar y crear. Para este evento el kit incluía la nota de prensa (adaptada para los bloggers), “sample post” y “sample tweet” con sus respectivas imágenes en los tamaños adecuados para las principales redes sociales.

3. Kit de Comunicación Digital para organización, ponentes, patrocinadores, equipo implicado, Instituciones y colaboradores

Todo el mundo es importante para ayudar a difundir el evento y atraer audiencia, y que mejor que el propio equipo implicado, además de aumentar el alcance generará orgullo de pertenencia y motivará la participación de los círculos más cercanos a la marca. En este caso trabajamos un kit para ponentes, patrocinadores, ponentes invitados, concursantes del Creative Jam, etc. El kit incluía:

• Invitación al evento online PDF para que pudieran enviar a sus amig@s, conocidos o etc. En ella se incluía toda la información del evento y link a la página web con la agenda y registro.
• Sample post y sample tweet con la imagen del evento para las principales redes sociales.

4. Campaña de emailing

Hacer llegar a los clientes la invitación al evento online a través de un email es un canal que no podemos olvidar, trabajar la creatividad para atraerles y conseguir que participen es muy importante. Una campaña de emailing bien trabajada puede suponer uno de los principales canales para atraer audiencia al evento online.

En este caso hicimos llegar el primer email invitación a 3 semanas del evento. Como siempre hay usuarios despistados, para este tipo de campañas es importante considerar un email recordatorio la misma semana del evento y no puede faltar un email a todos los registrad@s media hora antes del evento, para recordarles los pasos para acceder al evento online.

5. Colaboraciones

Contar con colaboración de medios y grupos reconocidos en el sector puede ser una excelente vía para alcanzar a nuevos usuarios. En este caso contamos con 2 partners de primer nivel, Graffica y Conecta Tutoriales.

Graffica es el medio más importante en diseño gráfico en España y Conecta Tutoriales uno de los grupos de usuarios de productos Adobe con una comunidad de casi 200.000 suscriptores en Youtube.

Ambos partners dieron un enorme soporte difundiendo el evento a través de todos sus canales online. Durante el evento ambos incluyeron en la página principal de sus páginas el “player” para ver el streaming y estuvieron como twitteros oficiales del evento.

6. Campaña Social Media

Uno de los pilares para el éxito de cualquier evento online, su planificación es prioritaria y preparar un plan de contenido dividido en fases (pre-evento, evento y post evento) facilita mucho la organización. En este caso estos fueron algunos elementos clave de la campaña de social media:

• Calendario editorial para los distintos perfiles sociales. El mes previo los contenidos destacaron detalles del evento y razones para asistir al evento online. Para el plan «durante el evento» preparamos los contenidos a modo de escaleta, tomando en cuenta la agenda del evento y considerando los mensajes que podíamos saber con antelación: cada cambio de ponencia,  la votación de la Creative Jam o el momento en que invitamos a la audiencia online a compartir su “selfie” viendo el evento.  Después del evento también continúa la comunicación en redes sociales: contenidos con las fotos del evento, los mejores momentos, agradecimientos y la grabación del evento online disponible en Adobe TV.
• Imágenes: El diseño de las imágenes para redes sociales seguía toda la línea de imagen del evento, esto nos ayudó a generar coherencia en la imagen, trabajar el branding del evento y aumentar la notoriedad.
• Menciones y vinculación con los perfiles sociales de ponentes, colaboradores y participantes. El hecho de mencionar el perfil social de los ponentes cuando se hablaba de ell@s, facilitó que l@s ponentes pudieran participar y difundir el contenido.
• Utilización del hashtag.  En todo evento online es esencial contar con un hashtag sencillo y corto, pues además de ayudar al branding, permite monitorizar y medir el alcance de toda la campaña, en este caso todo el contenido relacionado con el evento debía incluir el hashtag #CreateNow..
• Concurso en redes sociales. Muy útil para incentivar la participación y atraer  audiencia. En este caso, el concurso se difundió en los perfiles sociales. Después de estudiar el mejor mecanismo, normativa legal y herramientas de monitorización para el control, el concurso consistía en invitar a los usuarios a difundir el evento utilizando el hashtag, obviamente buscamos un premio atractivo que consiguiera motivarles.
•  Reportero Digital. Gracias a la colaboración de Conecta Tutoriales y Graffica contamos con vídeos y entrevistas de vídeo antes, durante y después del evento que pudimos utilizar y difundir: Vídeo resumen del making of, entrevista a Sergio Albiac, uno de los ponentes realizado también por Conecta Tutoriales, etc.
• Además, en el evento presencial también integramos una Tweet Wall, esto es una pantalla que mostraba los tweets de todos los usuarios que publicaban un tweet con el hashtag #CreateNow. Fue una herramienta muy eficaz para que los asistentes del evento presencial se animaran a twittear utilizando el hashtag, aumentando la difusión y notoriedad el día del evento.

Un evento para no olvidar, espero que la experiencia que comparto con vosotr@s en formato “claves”, aplicables a casi cualquier campaña de comunicación digital, os sea de utilidad. Aprovecho para agradecer a todo el equipo implicado en el evento así como al profesional equipo de Adobe ¡Muchas gracias!

Diseño imagen de cabecera by Disseny Rubio.