Los 7 recursos más efectivos en la organización de eventos

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El caso Photoshop Rockstars Madrid, celebración 25 años de Photoshop.

El pasado día 25 de Junio tuve el placer de trabajar con el equipo de Adobe España en la organización del evento Photoshop Rockstars Madrid, un evento que estoy segura que pasará a la historia no solo por el ambiente e inspiración que se pudieron vivir, sino por que también fue la celebración del 25 aniversario de la herramienta insignia de Adobe. La verdad es que el buen rollo que se vivió y la calidad de los contenidos me cargó de inspiración y por eso me gustaría compartir, desde el punto de vista de la organización de eventos, los 7 recursos que fueron clave para el éxito de esta acción.

La agenda

Para que un evento comunique e inspire tiene que tener un buen contenido, es decir, atractivo e interesante por fuera y por dentro. En este caso el mix de ponentes fue espectacular: artistas creativos consagrados como Mario Sánchez Nevado, Carles Marsal, Albert Fornós; un toque inspiracional muy motivador de la mano de Rubén Álvarez, un joven talento recién descubierto por Adobe USA; Jordan Lloyd un crack internacional del sector de la imagen; Natalia López la responsable de unir a todo este equipo y aportar una visión global del mercado y las tendencias que todo creativo debe tener en cuenta; la inconfundible Ana Mesas con su arte para animar y meterse al público en el bolsillo que fue la encargada de contar todos los detalles de las novedades; y el estudio Serial Cut, un equipo que cerró el evento mostrando sus impactantes proyectos.

El motivo del evento

Un concepto que tenga fuerza y novedades realmente relevantes para el público son 2 aspectos básicos para generar atraer asistentes, en este casi había muchas cosas que contar, las novedades de Adobe CC 2015, la celebración del 25 aniversario de Photoshop y un branding con fuerza “Photoshop Rockstars”, idea de Diego Rodríguez – Arketipo- que también nos acompaño y dio soporte durante el evento. Os comparto el vídeo oficial del 25 aniversario de Photoshop, cuya canción “Dream On” fue el motivo musical central, nuestros amigos de “Las Gafas de Mike” se encargaron de dar vida a la música del vídeo.

Espacio céntrico y afín a la marca

Encontrar un espacio para albergar a 400 personas, en un lugar céntrico, con imagen afín a la marca y flexible para además poder montar zona de exposición y fiesta no es nada fácil. Pero finalmente Callao City Lights, en plena Gran Vía de Madrid, fue nuestro sitio.  La configuración del espacio fue:

–       Zona de butacas dividida en 2 áreas.

–       Zona de exposición y fiesta en la que había 2 corners: el espacio Adobe Stock y el Mobile Playground donde los asistentes pudieron experimentar con las apps de Adobe y llevarse impresas sus creaciones por cortesía de Canon. Mercè Godás y María José fueron las coachers que con su carisma y know-how enseñaron el gran potencial de las nuevas apps de Adobe a los asistentes.

Decorado, gráficas e iluminación

Iluminación con el toque de color corporativo, un par de gobos de Adobe y gráficas que reforzaran el branding del evento, desde la pantalla de la entrada, la mesa de hospitality al espacio de conferencias y exposición. Y no puede faltar, un detalle para los asistentes, en este caso unas chapas.

Música

El grupo “Las Gafas de Mike” cargó de energía al público y la verdad es que es la primera vez que incorporamos este elemento en un evento así, y os lo puedo asegurar: Funciona. Obviamente el evento debe ser afín y el público debe estar abierto, pero en este caso, sin duda fue muy importante. El grupo amenizó las pausas y dio vida al vídeo de 25 Aniversario de Photoshop con la canción “Dream On”, además de amenizar la fiesta.

Social Media

Traspasar la barrera del offline y hacer que el evento haga ruido online cuando el evento no es en streaming requiere acciones que ayuden a que la conversación se anime a participar, en este caso organizamos un par de concursos animando a la gente a retransmitir el evento en twitter con el requisito de utilizar los hashtags que se decidieron previamente. Gracias a esta acción conseguimos ser trending topic en Madrid y alcanzar entorno a los 2 millones de personas el día el evento.

PR – Prensa, Bloggers e influencers

Invitar a nuestros amigos de la prensa, blogs e influencers del sector también es muy importante, siempre es un placer verlos y si además pueden conocer de primera mano todas las novedades y contenidos para contarlo a su audiencia de forma exclusiva, es algo que siempre agradecen. En este caso, la verdad es que todos disfrutamos poder charlar un rato y ellos se hicieron eco de todo lo que estaba pasando en el evento tanto por sus redes sociales como en sus propios medios.

 

Networking & Snacks

Las cervezas estaban servidas por cortesía de Heineken, así que el ambiente era perfecto para hacer networking y conocer a otros colegas de la profesión o abrir posibles oportunidades, introducir este espacio también es importante pues además de aprender los asistentes se pueden llevar algún contacto interesante. Además, ya que estábamos en un cine, qué mejor snack para acompañar las cervezas que unas palomitas…

En resumen, gente profesional, positiva y entregada más una buena apuesta por estos elementos os aseguro que hacen la diferencia. Este evento es de esos que me hacen disfrutar  al máximo mi profesión y que me permite poner en práctica todas las las áreas de comunicación offline y online: Organización de Eventos, Marketing Online, Relaciones Públicas, Social Media, etc. ¡Gracias a todo el equipo de Adobe, ponentes, colaboradores y tod@s los que con su energía hicieron posible Photoshop Rockstars Madrid!  

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Apasionada del Marketing Online, la Comunicación y la Imagen. Soy Licenciada en Publicidad y Relaciones Públicas con Posgrado en Marketing Online por la Universidad Autónoma de Barcelona y Máster en Imagen y Comunicación por la Universidad Ramón Llul. Soy Co-Fundadora de la Agencia DR Digital Agency, agencia creativa digital especializada en generar estrategias y acciones que conecten marcas con usuarios.

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