Guía con los mejores secretos para organizar ruedas de prensa

Organizar una rueda de prensa efectiva, que atraiga a nuestro público, deje una buena impresión en los medios, bloggers e influencers y genere buenos resultados, puede ser una tarea sencilla y exitosa si planificas bien y sigues algunas pautas básicas. A continuación os comparto la checklist que utilizo para la organización de ruedas de prensa, en ella concentro todos los pasos a tener en cuenta en la organización de este tipo de eventos, así como los puntos clave que no debes olvidar para asegurarte de obtener éxito con la acción y aportarle personalidad y estilo afín a la marca.

1. La noticia

El punto de partida es por supuesto tener una verdadera “noticia o anuncio” detrás del evento, pues no olvidemos que estos eventos están dirigidos a personas con poco tiempo en busca de contenido relevante para su audiencia.

2. El briefing

Completa un briefing donde se detalle:

• Motivo del anuncio.
• Objetivos del evento.
• Público objetivo: Tipo de medios, blogs e influencers, sector de actividad y alcance (nacional o local)
• Expectativas del cliente con esta acción: Es básico conocer qué espera el cliente con la acción así como definir métricas y KPI´s (Key Performance Indicators) que puedan ayudar a evaluar la efectividad del evento, busca siempre que sean lo más claras y realistas posibles.Establece un número de publicaciones en medios, blogs y social media.
• Fechas: Elegir el día es una de las tareas más importantes, es básico tomar en cuenta el máximo de información: fechas de cierre de los medios que vamos a convocar, evitar otros eventos de interés general que puedan hacer sombra o restar asistencia a nuestra convocatoria. En cuanto al día de la semana, mejor evitar los lunes y los viernes, aunque no es regla absoluta y os lo digo por experiencia pues cada vez nuestro público tiene las agendas más llenas, lo importante es su disponibilidad. En cuanto a la hora del evento todo depende del formato que tengas pensado, lo más común es por las mañanas, pero precisamente por eso, aquí hay una oportunidad para crear un evento diferente y creativo que marque la diferencia.
• Lugar de celebración: Es necesario conocer si la rueda de prensa tiene que realizarse en alguna ciudad concreta o si hay flexibilidad, hay que tomar en cuenta que dado el estado actual de las redacciones es importante saber dónde está el público objetivo, pues no tendría sentido organizar una rueda de prensa en una cuidad donde no están los medios, a no ser que el anuncio sera referente a una inauguración de un lugar concreto o etc. (si el presupuesto lo permite, siempre se puede pagar el viaje a los periodistas y si es suficientemente relevante para ellos, “probablemente” asistan, pero hoy en día esto es muy complicado).
• Materiales y recursos para desarrollar los materiales de prensa como dossier de prensa, comunicado de prensa, pruebas de productos y etc.
• Necesidades audiovisuales para la realización de las presentaciones. Es básico alinearse con el cliente para verificar si tienen necesidades concretas, las más comunes:
  • Proyector: conocer si hay una resolución mínima requerida, la estándar es 1024 x 768.
  • Megafonía y número de micrófonos inalámbricos y de mano necesarios.
  • Tamaño de pantalla.
  • Conexión WIFI y megas necesarios.
  • Tipo de ordenadores que se conectarán y / o adaptadores (muy importante cuando hay ponentes que necesitan utilizar su ordenador y no se puede centralizar todo en un mismo ordenador).

3. Define líneas de imagen y mensajes clave

Normalmente viene marcada por el cliente según el tipo de anuncio, es importante alinear todos los elementos del evento para aportar mayor coherencia y fuerza al mensaje: desde la convocatoria de prensa, hasta los materiales, decorado, gráficas del evento y detalles de decoración y cocktail o etc.

4. Logística del evento

Formato del Evento

Define el tipo de formato de evento según los objetivos y si es posible innova e incorpora elementos que les hagan estar cómodos.

• Si es un anuncio o lanzamiento lo normal es una rueda de prensa, puede ser bajo contrato de confidencialidad (NDA) que es el anuncio que se realiza antes de que se pueda hacer pública la información, rueda de prensa el día del anuncio, evento de prensa tipo workshop, etc.
• En cuanto a formatos para hacer que se sientan a gusto pensemos en el horario que queremos realizar la acción y para hacerlo más atractivo podemos hacer:
  • Workshop: cuando incorpora una formación.
  • Desayuno de prensa
  • Almuerzo de prensa
  • Afterwork
  • Virtual Press Conference
  • Conexión en directo

Montaje

En función del formato define el tipo de montaje. Normalmente las ruedas de prensa se realizan con un montaje en teatro y mesa presidencial o atril con pantalla para los portavoces, si es un almuerzo de prensa se puede realizar todo en mesa imperial y al finalizar el comunicado dar inicio al almuerzo. Os dejo algunos ejemplos: De izquierda a derecha – montaje en mesa imperial, montaje en teatro y montaje en mesa imperial.

Espacio

Busca un espacio con personalidad.

La idea es darle un look and feel que conecte con la marca, el anuncio y la filosofía de la empresa. También puedes “vestir” el espacio con el decorado, con un poco de imaginación se puede conseguir resultados muy bonitos y que sorprendan positivamente a los asistentes. Obviamente tener presupuesto para la decoración es importante para resultados realmente sorprendentes. Algunas ideas:

• Utiliza los colores corporativos de la empresa para moquetas e iluminación.
• También si tienes que alquilar mobiliario toma en cuenta los colores de la empresa.
• Gráficas corporativas: no te olvides siempre de elementos corporativos como rollups con el motivo de la acción para decorar y comunicar los mensajes esenciales.
• Personaliza el menú del día:
  • Café con el nombre de la marca.
  • Cocktails con colores corporativos y nombre de la marca.
  • Personaliza el nombre de los platos si es un almuerzo o cocktail.

Además, hoy en día hay muchos espacios “listos para usar” con decoración que puede encajar a la perfección con tu empresa.

Medios Audiovisuales

Asegúrate que el espacio permite incorporar todos los medios audiovisuales requeridos por el cliente.

 5. La Convocatoria 

Elabora un listado de medios, blogs e influencers objetivo con los contactos concretos y hazles llegar la convocatoria de prensa. En función del tipo de medio el envío de la convocatoria se debe realizar una semana antes o unos días antes, si hay prensa diaria, radios o TV´s la convocatoria no debe ser con mucha antelación pues la agenda la cierran la noche anterior.

La convocatoria debe incluir el motivo del evento dando una introducción atractiva sin desvelar la información y los datos clave del evento (lugar, sitio, hora).

Es muy importante realizar llamadas de seguimiento para confirmar la correcta recepción de la convocatoria y poder confirmar los asistentes.

 6. El Contenido y Materiales de Prensa

• Establece portavoces y agenda del evento.
• Desarrolla el Kit de prensa para entregar en la rueda de prensa, aquí os recomiendo también añadir un social kit (sobretodo si hay bloggers), que suele dar muy buenos resultados.
• Obsequio. En función del presupuesto, siempre es agradable y deja un buen sabor de boca entregar un detalle a los asistentes al finalizar el evento, no os olvidéis de esto.

7. Antes del evento

Ensayos y pruebas audiovisuales. Confirma que todos los ponentes tengan su contenido desarrollado y siempre deja 2 horas (si posible el día antes) para verificar que todo funciona correctamente y la proyección de las presentaciones y etc. es correcta). No tiene que pasar nada, pero sobretodo cuando hay necesidades especiales por parte del cliente, tomarse este tiempo puede ser decisivo. No olvidemos que al llegar los asistentes la imagen de la empresa estará “en el punto de mira”.

8. El día de la rueda de prensa 

Lleva tu listado de confirmados y toma nota de los asistentes, no olvides enviar un email de agradecimiento al finalizar el evento, siempre es un buen detalle.

Y finalmente, a los que os embarcáis en esta tarea ¡Mucha suerte con el evento y la convocatoria! Si tenéis comentarios, sugerencias o tips que compartir, serán bienvenidos y seguro que muy útiles para otr@s profesionales.